Asisten AI WhatsApp untuk distributor grosir: pesanan, follow-up ke toko, pengingat pembayaran, dan pengiriman

Baru jam 10 pagi dan sudah masuk 30 pesanan, tidak ada yang bentuknya sama. Satu toko mengetik "sama kayak minggu lalu + 2 karton Indomie", toko lain mengirim voice note 90 detik, yang ketiga mengirim foto daftar tulisan tangan, dan grup ekspedisi bertanya mobil mana yang ke pasar mana. Sementara itu empat toko sudah lewat jatuh tempo, dan Anda baru ingat saat membuka buku piutang hari Sabtu.

Asisten AI WhatsApp untuk distributor seharusnya bisa membaca pesanan apa adanya, dalam bentuk apa pun, di nomor yang sudah biasa dihubungi toko-toko Anda. Perisclaw melakukan itu: ia tersambung ke WhatsApp atau aplikasi WhatsApp Business Anda sendiri sebagai perangkat tertaut, membaca pesanan dari teks, voice note, dan foto, mencatatnya ke Google Sheet, menagih pembayaran yang telat satu per satu, dan menjaga grup pengiriman dan ekspedisi Anda tetap berjalan. Pesan untuk orang lain ia siapkan sebagai draf di chat dengan diri sendiri, lalu ia kirim setelah Anda setujui. Perisclaw bukan sistem inventori atau akuntansi, jadi tetap pakai salah satunya sebagai catatan resmi Anda.

Yang ditangani asisten AI WhatsApp untuk distributor grosir

Pesanan dari chat, voice note, dan foto

Berikan link sheet pesanan Anda ke Perisclaw sekali saja. Setelah itu, setiap kali toko mengirim pesanan dalam bentuk apa pun, teruskan pesannya atau tunjukkan chatnya ke Perisclaw: "Masukkan pesanan Toko Sumber Rejeki dari voice note ini ke sheet Pesanan." Ia membaca barang dan jumlahnya, menambahkan barisnya, lalu memberi tahu apa saja yang ia catat. Untuk foto daftar tulisan tangan, minta ia membacakan daftarnya dulu, karena angka yang luntur atau tercoret gampang salah baca.

Lalu konfirmasi ke tokonya: "Buat draf balasan ke Sumber Rejeki yang mengonfirmasi pesanannya dan pengiriman besok." "Sama kayak minggu lalu" juga bisa, asalkan pesanan minggu lalu ada di chat atau di sheet: "Senin lalu UD Makmur Jaya pesan apa? Tambahkan pesanan yang sama plus 2 karton Indomie." Sore harinya, tanyakan "berapa total pesanan Aqua hari ini, per rute?" tanpa membuka sheet.

Follow-up ke toko

Sebagian toko rutin pesan tiap minggu tanpa absen; sebagian lagi diam dan Anda baru sadar saat angka bulanan turun. Perisclaw memberi label Needs You (perlu Anda), Waiting (menunggu), atau Later (nanti) pada chat seiring keadaannya berubah, dan ringkasan pagi Anda mencantumkan siapa yang bertanya dan belum Anda jawab. Untuk menemukan toko yang diam, tanyakan: "Toko mana di sheet Pesanan yang sudah tiga minggu tidak pesan?" lalu putuskan siapa yang perlu ditelepon.

Untuk colekan rutin ke satu toko, atur sekali saja: "Setiap Senin jam 10, tanyakan ke Toko Bu Ani apakah perlu isi stok, dan masukkan pesanan yang dia kirim ke sheet." Sebelum mulai, Perisclaw menunjukkan siapa yang akan ia hubungi dan kapan. Batasi ini untuk toko yang memang mengharapkannya, beberapa saja, bukan seluruh daftar Anda.

Pengingat penagihan

Distribusi berjalan dengan sistem tempo, dan menagihnya adalah pekerjaan yang selalu ditunda semua orang. Simpan sheet berisi piutang dan tanggal jatuh temponya, lalu perbarui dari chat: "Tandai Rp18.400.000 sudah diterima dari UD Makmur Jaya lewat transfer bank, faktur 2231." Lalu tanyakan "siapa yang sudah lewat 30 hari, dan berapa?"

Untuk setiap toko yang telat, serahkan penagihannya: "Hari Senin, ingatkan Toko Sumber Rejeki dengan sopan soal tagihan Rp26.000.000 yang jatuh tempo sejak 15 Oktober. Kalau belum ada balasan sampai Kamis, tanyakan lagi, dan kabari saya kalau sampai Sabtu tetap tidak ada jawaban." Perisclaw menunjukkan siapa yang akan ia hubungi, berapa lama ia menunggu, dan kapan ia berhenti, dan ia berhenti begitu toko itu membalas. Ia tidak pernah menyetujui diskon, tambahan hari tempo, atau kesepakatan pelunasan tanpa mengecek ke Anda dulu. Tambahkan aturan tegas seperti "jangan pernah menjanjikan tanggal jatuh tempo baru, tanya saya" dan ia akan memeriksanya sebelum setiap tindakan. Untuk penagihan seperti ini, baca juga cara melacak follow-up WhatsApp dengan AI.

Grup logistik dan pengiriman

Pengiriman biasanya diatur di grup berisi sopir, kepala gudang, dan pihak ekspedisi. Jadwalkan pesan pagi sejak malam sebelumnya: "Besok jam 7 pagi, kirim ke grup pengiriman: Mobil 1 ke Pasar Senen, Mobil 2 ke Tanah Abang, muat paling lambat jam 8." Di siang hari, ketik /claw pengiriman mana yang belum selesai, dan apakah ada yang lapor masalah? di dalam grup, dan Perisclaw menjawab di sana.

Sopir mengirim voice note dan foto surat jalan yang sudah ditandatangani. Tanyakan "Asep bilang apa di voice note soal pengantaran ke Tanah Abang?" dan dapatkan isinya dalam bentuk teks, diterjemahkan kalau Anda minta. Surat jalan dan faktur dari pemasok bisa langsung disimpan ke Drive ("simpan ini ke Surat Jalan, November"). Untuk sopir yang lebih suka audio: "Kirim voice note ke Asep berisi rute besok." Anda melihat kata-katanya dulu.

Sisi pemasok Anda sendiri

Anda juga pelanggan seseorang. Tanyakan "harga berapa yang ditawarkan pabrik untuk ukuran kemasan baru?" dan Perisclaw menemukannya di chat, lengkap dengan tanggalnya. Untuk stok dari depo pabrik yang terlambat, atur penagihan ke account manager Anda dengan cara yang sama seperti Anda menagih toko.

Pekerjaan yang sama di Jakarta, Surabaya dan Medan

Jakarta: distributor barang konsumsi dekat Pasar Senen menerima pesanan warung lewat voice note dan foto nota tulisan tangan. Catat ke sheet begitu pesanan masuk, dan minta total hari itu per rute sebelum mobil dimuat.

Surabaya: distributor sembako memasok toko kelontong yang memesan lewat voice note WhatsApp. Minta daftar pesanan yang belum diproses dari voice note hari ini, dan tagih piutang yang telat satu toko demi satu toko.

Medan: perusahaan dagang umum berurusan dengan pembeli di Malaysia dan Singapura yang mengirim pesan dalam bahasa Inggris atau Melayu. Saat menjadwalkan telepon, sebutkan zona waktu siapa yang dipakai, dan tanyakan pembeli mana yang masih menunggu penawaran harga.

Kapan sistem inventori atau Business API lebih cocok

Perisclaw adalah asisten untuk WhatsApp Anda sendiri. Ia tidak menyimpan stok atau menerbitkan faktur pajak, dan katalog aplikasinya tidak punya konektor akuntansi.

Banyak distributor memakai sheet yang diisi Perisclaw sebagai daftar kerja harian, lalu memasukkannya ke software akuntansi di sore hari. Untuk pesanan besar, cocokkan sheet dengan pesan aslinya. Distributor yang punya salesman di lapangan bisa memberi masing-masing asisten sendiri di nomor mereka sendiri lewat paket tim (sedang diluncurkan bertahap ke akun), dalam satu tagihan, dan tidak ada seorang pun, termasuk pemiliknya, yang bisa membaca chat orang lain.

Batas pesan massal

Jangan pakai Perisclaw untuk mengirim daftar harga ke semua toko. Mengirim pesan yang sama ke banyak chat adalah hal yang disasar aturan spam WhatsApp, jadi Perisclaw berhenti setelah 15 chat sekaligus, memberi tahu siapa yang sudah dan belum dikirimi, lalu bertanya sebelum melanjutkan. Hal yang sama berlaku untuk pengingat pembayaran: tagih beberapa toko yang telat, bukan seluruh buku piutang Anda. Menambahkan orang ke grup dibatasi 10 orang per kali dan 20 orang dalam satu permintaan; lebih dari itu, Perisclaw menawarkan link undangan supaya toko bergabung atas kemauan sendiri.

Perisclaw tersambung sebagai perangkat tertaut, fitur yang tidak dibuat WhatsApp untuk tool dari luar, dan pusat bantuan WhatsApp memperingatkan bahwa menautkan aplikasi tidak resmi bisa membuat akun diblokir. Tidak ada pihak di luar WhatsApp yang bisa menjanjikan risiko nol, jadi kami pun tidak menjanjikannya.

Pertanyaan umum (FAQ)

Apa asisten AI terbaik untuk distributor yang menerima pesanan lewat WhatsApp?

Kalau toko-toko sudah biasa menghubungi nomor Anda, pilih asisten yang bekerja di nomor itu dan bisa membaca pesanan dalam bentuk apa pun. Perisclaw membaca teks, voice note, dan foto, mencatat pesanan ke Google Sheets, dan menagih pembayaran. Untuk stok dan faktur pajak, tetap pakai software inventori atau akuntansi.

Bisakah ia membaca pesanan dari voice note dan foto?

Bisa. Ia membaca voice note dalam sebagian besar bahasa yang banyak dipakai, termasuk bahasa Indonesia dan Inggris, juga foto dan PDF. Untuk daftar tulisan tangan, minta ia membacakan pesanannya dulu sebelum mencatatnya.

Apakah ia tersambung ke software akuntansi saya?

Tidak secara bawaan: per November 2026, katalog aplikasi Perisclaw tidak punya konektor akuntansi. Anda bisa menyambungkan sendiri aplikasi yang menyediakan endpoint MCP; kalau tidak ada, Perisclaw mencatat ke Google Sheets. Banyak distributor memakai sheet itu sebagai daftar harian dan memasukkannya ke software akuntansi belakangan.

Bisakah ia mengirim pengingat pembayaran ke semua toko sekaligus?

Tidak. Ia berhenti setelah 15 chat sekaligus dan bertanya sebelum melanjutkan, karena pengiriman bergaya broadcast bisa membuat nomor WhatsApp asli Anda ditandai. Tagih toko yang telat satu per satu, atau pakai tool Business API untuk kiriman laporan tagihan terjadwal.

Apakah ia akan menyetujui diskon atau tambahan tempo?

Tidak. Ia tidak pernah menyetujui harga, diskon, atau janji yang mengikat tanpa mengecek ke Anda, bahkan di dalam penagihan yang Anda atur sendiri.

Habiskan pagi untuk memuat mobil, bukan mengetik ulang pesanan. Mulai uji coba gratis 7 hari →