Jangan ada follow up WhatsApp yang terlewat: AI yang melacak janji Anda

Anda mengetik "Revisi penawarannya saya kirim Jumat ya" di grup klien, lalu obrolan berlanjut. Hari Kamis, pesan itu sudah tenggelam di bawah 200 pesan baru, dan tidak ada pengingat yang menempel di mana pun, karena WhatsApp tidak tahu itu sebuah janji. Begitu juga dengan vendor yang bilang "sampel dikirim Senin" dan rekan tim yang bilang akan mengecek angkanya. Mengingat semua itu adalah tugas Anda, dan di minggu yang sibuk selalu ada yang terlewat.

Ya, ada AI yang melacak follow up WhatsApp untuk Anda. Perisclaw berjalan di nomor WhatsApp Anda sendiri, membaca chat yang Anda izinkan, dan menyimpan daftar apa yang sudah Anda janjikan, siapa yang menunggu balasan Anda, dan apa yang masih harus diberikan orang lain kepada Anda. Ia menutup tugas sendiri saat pekerjaannya selesai, mengingatkan Anda soal yang masih terbuka, dan bisa follow up orang untuk Anda sampai mereka membalas.

Cara Perisclaw menemukan janji di chat Anda

Saat sebuah percakapan mulai sepi, Perisclaw membacanya dan memilah pekerjaan yang masih terbuka. Ia membaca maknanya, bukan kata kunci, jadi "besok aku kirim ya", "nanti sore saya kabari" dan "saya cek dulu, nanti saya balik lagi" semuanya terhitung. Ada tiga jenis follow up yang ia lacak:

• Langkah berikutnya ada di Anda: Anda berjanji mengirim, membagikan, memutuskan, menelepon, atau mengerjakan sesuatu.

• Seseorang menunggu balasan Anda: mereka jelas menanyakan sesuatu, dan percakapannya masih butuh jawaban dari Anda.

• Anda menunggu seseorang: Anda meminta sesuatu, atau mereka menjanjikannya, dan belum juga datang.

Obrolan santai, ucapan terima kasih, info sekilas, dan pesan siaran tidak dijadikan tugas. Anda juga bisa menambahkan sendiri: "masukkan perpanjangan visa ke daftar saya", atau teruskan sebuah pesan lalu bilang "follow up yang ini".

Cara ia menutup tugas

Bagian inilah yang membuat daftarnya bisa dipercaya. Saat pesan-pesan berikutnya menunjukkan pekerjaannya sudah beres (Anda sudah mengirim penawaran, vendor sudah mengirim sampel), Perisclaw menutup tugas itu sendiri. Tugas yang sudah sepi selama seminggu dan tidak menyisakan apa pun untuk Anda kerjakan juga ditutup, tapi urusan pembayaran, hasil kerja yang harus diserahkan, apa pun yang Anda tunda atau minta untuk tetap disimpan, dan tugas yang Anda tambahkan sendiri tetap terbuka.

Anda selalu bisa mengoreksinya dengan bahasa biasa: "Saya yang menunggu angka dari Andi, bukan sebaliknya", atau "tandai tugas penawaran sudah selesai". Kalau ia terus melacak hal yang salah, beri aturan sekali saja: "berhenti melacak pesan dari grup keluarga" atau "selalu tandai apa pun soal pembayaran".

Cara ia mengingatkan Anda

Anda tidak perlu ingat untuk membuka aplikasi lain.

• Ringkasan pagi: setiap pagi, chat dengan diri sendiri Anda menerima hal terbuka yang paling penting, apa yang sedang ditunggu orang dari Anda, dan jadwal meeting kalau kalender Anda tersambung. Balas "2 sudah beres" untuk menutup butir kedua.

• Label di daftar chat: Perisclaw memberi label setiap chat Needs You (perlu Anda), Waiting (menunggu), atau Later (nanti) seiring keadaannya berubah, di WhatsApp maupun di Gmail, jadi daftar chat Anda menunjukkan posisi setiap percakapan. Anda bisa mematikannya di Settings.

• Saat Anda bertanya: "Apa saja yang saya janjikan minggu ini, siapa yang menunggu saya, dan apa yang masih saya tunggu?"

• Di aplikasi web: halaman Today mendaftar setiap tugas terbuka beserta chat asalnya dan balasan yang sudah disiapkan.

"Kejar terus sampai mereka membalas"

Mengingatkan Anda baru setengah pekerjaan; setengahnya lagi adalah mengejar orang yang mendadak diam. Jelaskan cara mengejarnya sekali di chat dengan diri sendiri, dan Perisclaw menjalankannya dari nomor Anda:

"Setiap Jumat jam 4, minta angka mingguan ke Budi. Kalau sampai Senin pagi belum dibalas, tanyakan lagi. Kalau sampai Selasa masih belum, kabari saya."

Sebelum mulai berjalan, Perisclaw menunjukkan siapa yang akan dihubungi, berapa lama ia menunggu, dan kapan ia berhenti. Follow up berhenti saat orangnya membalas, dan pengejaran tidak berjalan selamanya kecuali Anda memang meminta yang tanpa batas waktu.

Untuk hasil yang lebih besar, serahkan sebagai Misi (Mission): "Dapatkan perjanjian yang sudah ditandatangani dari vendor paling lambat Jumat. Follow up kalau perlu, dan kabari saya kalau mereka keberatan dengan syaratnya." Perisclaw menyusun langkah-langkahnya, menunggu balasan, dan baru kembali ke Anda kalau ada keputusan di luar batas yang Anda izinkan.

Untuk urusan Anda sendiri, pengingat biasa sudah cukup: "ingatkan saya Selasa jam 10 untuk mengirim invoice", atau "colek saya tiap 15 menit mulai jam 9 malam sampai saya bilang sudah telepon Ibu". Pengingatnya datang lagi lengkap dengan alasannya, jadi Anda bisa langsung bertindak.

Prompt untuk dicoba di minggu pertama

• "Apa saja yang saya janjikan ke orang minggu ini dan masih belum beres?"

• "Siapa yang sudah menunggu balasan saya lebih dari dua hari?"

• "Kalau Dimas belum mengirim revisi penawaran sampai Jumat, ingatkan dia dengan sopan."

• "Kejar tiga invoice bulan lalu yang belum dibayar sampai lunas. Tanya saya dulu sebelum pengingat kedua."

• "Tunda follow up soal venue sampai Selasa."

Cara lain melacak follow up WhatsApp

Anda tidak butuh AI untuk semua ini, dan bagi sebagian orang cara-cara berikut sudah cukup.

Pengingat bawaan WhatsApp: tekan lama sebuah pesan, ketuk Lainnya, lalu Ingatkan saya (Remind Me), dan WhatsApp memunculkannya lagi setelah 2, 8, atau 24 jam, atau pada waktu yang Anda pilih. Gratis dan pribadi. Tapi fitur ini hanya bekerja untuk pesan yang sudah Anda sadari, dan tidak bisa tahu kapan pekerjaannya selesai.

Pesan berbintang: tekan lama lalu ketuk Bintangi untuk menyimpan pesan ke daftar yang hanya bisa Anda lihat. Cocok untuk beberapa hal saja; begitu jumlahnya 40, daftar itu berubah jadi kotak masuk kedua.

Aplikasi to-do atau pengingat: salin setiap janji ke Todoist, Apple Reminders, atau Google Tasks. Andal kalau Anda disiplin, tapi tetap Anda yang harus menyadari setiap janji dan mengetiknya.

CRM: kalau Anda follow up puluhan prospek setiap minggu, CRM memberi Anda pipeline dan laporan. Kebanyakan CRM tidak membaca chat WhatsApp pribadi Anda, jadi setiap percakapan harus dicatat manual.

Meta AI: AI bawaan WhatsApp hanya melihat pesan yang Anda kirim kepadanya atau yang menyebut @Meta AI, jadi ia tidak bisa menangkap janji di chat Anda yang lain. Detailnya ada di Meta AI di WhatsApp vs Perisclaw.

Pakai Perisclaw kalau janji muncul di banyak chat setiap hari dan Anda tidak mau jadi orang yang harus menyadari semuanya. Untuk melihat bagaimana para founder membangun seluruh hari kerja mereka di atas cara ini, baca how founders use a WhatsApp AI executive assistant (dalam bahasa Inggris).

Pertanyaan umum (FAQ)

Adakah AI yang bisa membaca pesan WhatsApp saya dan mengingatkan saya untuk membalas?

Ada. Perisclaw membaca chat yang Anda izinkan di nomor Anda sendiri, menandai chat mana yang masih butuh balasan Anda, dan memunculkannya di ringkasan pagi serta sebagai label Needs You di daftar chat Anda.

Apakah ia akan mengirim pesan ke orang tanpa bertanya dulu?

Tidak, kecuali Anda mengaturnya begitu. Secara bawaan, pesan yang ditulisnya untuk Anda muncul dulu di chat dengan diri sendiri dan baru terkirim saat Anda bilang "kirim". Follow up yang Anda siapkan di awal terkirim sesuai rencana, setelah Anda melihat rencananya.

Apakah ia melacak apa yang dijanjikan orang lain kepada saya?

Ya. "Menunggu seseorang" adalah salah satu dari tiga jenis tugas yang ia lacak, dan ia menutup tugasnya saat barang atau jawabannya datang.

Bisakah saya memilih chat mana yang ia baca?

Bisa. Blokir chat mana pun dan Perisclaw tidak bisa membaca, mencari, atau mengutipnya. Data Anda tidak pernah dipakai untuk melatih model AI.

Apakah ini bisa dipakai dengan aplikasi WhatsApp Business?

Bisa. Perisclaw bekerja dengan WhatsApp biasa dan aplikasi WhatsApp Business, di nomor yang sudah Anda pakai, tanpa Business API. Perisclaw tersambung sebagai perangkat tertaut, sama seperti WhatsApp Web, dan pusat bantuan WhatsApp memperingatkan bahwa menautkan aplikasi tidak resmi bisa membuat akun diblokir. Karena itu Perisclaw punya batas bawaan (pengiriman massal berhenti setelah 15 chat, anggota grup ditambahkan 10 sekaligus), tapi tidak ada yang bisa menjanjikan risiko nol.

Biarkan Perisclaw yang mengingat janji-janji Anda. Mulai uji coba gratis 7 hari →