Asistente de IA de WhatsApp para distribuidores: pedidos, seguimiento a tiendas, recordatorios de pago y reparto

A las 10 de la mañana ya te llegaron 30 pedidos y ninguno se parece a otro. Una tienda escribió "lo mismo de la semana pasada + 2 cajas de galletas Marías", otra mandó un audio de 90 segundos, una tercera mandó la foto de una lista escrita a mano, y el grupo de los fleteros quiere saber qué camioneta va a qué mercado. Mientras tanto, cuatro tiendas ya pasaron su plazo de crédito, y solo te acuerdas de ellas cuando abres la libreta de cuentas el sábado.

Un asistente de IA de WhatsApp para distribuidores debería leer los pedidos tal como llegan, en el número al que tus clientes ya te escriben. Eso hace Perisclaw: se conecta a tu propio WhatsApp o a la app WhatsApp Business como dispositivo vinculado, lee pedidos en texto, audios y fotos, los registra en una hoja de Google Sheets, da seguimiento a los pagos vencidos tienda por tienda y mantiene en orden tus grupos de reparto y de fleteros. Redacta los mensajes para otras personas en tu chat contigo mismo (el chat "Tú") y los envía después de que los apruebas. No es un sistema de inventario ni de contabilidad, así que conserva uno de esos como tu registro oficial.

Qué resuelve un asistente de IA de WhatsApp para distribuidores

Pedidos por mensaje, audio y foto

Dale a Perisclaw una sola vez el enlace de tu hoja de pedidos. Después, cuando una tienda mande un pedido en cualquier formato, reenvíalo o indícale a Perisclaw el chat: "Agrega a la hoja de Pedidos el pedido de Abarrotes Hernández que viene en este audio." Lee los productos y las cantidades, agrega las filas y te dice qué registró. Si es la foto de una lista escrita a mano, pídele primero que te la lea, porque una cantidad borrosa se malinterpreta fácil.

Luego confírmalo con la tienda: "Redacta una respuesta para Hernández confirmando el pedido y la entrega de mañana." "Lo mismo de la semana pasada" también funciona, si el pedido anterior está en el chat o en la hoja: "¿Qué pidió Comercializadora Ramírez el lunes pasado? Agrega lo mismo otra vez más 2 cajas de galletas Marías." En la tarde, pregunta "¿cuál es la cantidad total pedida de atún hoy, por ruta?" sin abrir la hoja.

Seguimiento a tiendas

Algunas tiendas piden cada semana como reloj; otras dejan de escribir y solo lo notas cuando bajan los números del mes. Perisclaw etiqueta los chats como Needs You (te necesita), Waiting (en espera) o Later (después) según cambian las cosas, y tu resumen matutino te dice quién te preguntó algo que no has contestado. Para detectar a las que se quedaron calladas, pregunta: "¿Qué tiendas de la hoja de Pedidos no han pedido en tres semanas?" y decide a quién llamar.

Para un recordatorio regular a una tienda, configúralo una vez: "Cada lunes a las 10, pregúntale a la Tienda Doña Lupita si necesita resurtir, y agrega a la hoja cualquier pedido que mande." Antes de empezar, Perisclaw te muestra a quién le va a escribir y cuándo. Úsalo solo con tiendas que lo esperan, unas cuantas a la vez, no con toda tu lista.

Recordatorios de cobro

El crédito es la forma en que funciona la distribución, y cobrarlo es la tarea que todos posponen. Lleva una hoja con los saldos pendientes y las fechas de vencimiento, y actualízala desde el chat: "Marca 18,400 pesos recibidos de Comercializadora Ramírez por transferencia, factura 2231." Luego pregunta "¿quién lleva más de 30 días vencido, y cuánto debe?"

Para cada tienda atrasada, delega el cobro: "El lunes, recuérdale con amabilidad a Abarrotes Hernández los 26,000 pesos pendientes desde el 15 de octubre. Si no responde para el jueves, vuelve a preguntar, y avísame si para el sábado sigue sin contestar." Perisclaw te muestra a quién le va a escribir, cuánto espera y cuándo se detiene, y se detiene cuando responden. Nunca acepta un descuento, más días de crédito ni un arreglo sin consultarte. Agrega una regla firme como "nunca prometas una nueva fecha de pago, pregúntame" y la revisa antes de cada acción. Para saber más sobre este tipo de seguimientos, lee cómo dar seguimiento a tus pendientes de WhatsApp con IA.

Grupos de logística y reparto

El reparto suele coordinarse en un grupo con los choferes, el encargado de bodega y el fletero. Programa el mensaje de la mañana desde la noche anterior: "Mañana a las 7, manda al grupo de reparto: Camioneta 1 a la Central de Abasto, Camioneta 2 a Tlalnepantla, cargar a las 8." Durante el día, escribe /claw ¿qué entregas siguen pendientes y alguien reportó algún problema? dentro del grupo y Perisclaw responde ahí mismo.

Los choferes mandan audios y fotos de las remisiones firmadas. Pregunta "¿qué dijo Toño en ese audio sobre la entrega de Tlalnepantla?" y recíbelo en texto, traducido si lo pides. Las remisiones y las facturas de proveedores pueden ir directo a Drive ("guarda esto en Remisiones, noviembre"). Para un chofer que prefiere audios: "Mándale a Toño una nota de voz con la ruta de mañana." Tú ves el texto primero.

Tu lado como cliente de proveedores

Tú también eres cliente de alguien. Pregunta "¿qué precio nos cotizó la marca para la nueva presentación?" y Perisclaw lo encuentra en el chat, con la fecha. Si un surtido viene retrasado del centro de distribución de la marca, configura un seguimiento con tu ejecutivo de cuenta igual que cobras a tus tiendas.

El mismo trabajo en Bogotá, Guadalajara y Buenos Aires

Bogotá: una distribuidora de consumo masivo cerca de San Victorino recibe los pedidos de las tiendas de barrio como audios y fotos de listas escritas a mano. Regístralos en la hoja conforme llegan y pide los totales del día por ruta antes de cargar los camiones.

Guadalajara: una distribuidora de abarrotes surte a tienditas que piden por audio de WhatsApp. Pide los pedidos pendientes de los audios de hoy y da seguimiento a las cuentas vencidas una tienda a la vez.

Buenos Aires: una distribuidora mayorista trata con compradores en el exterior, de Brasil a Estados Unidos o España, que escriben en portugués, inglés o español. Indica en qué zona horaria es una llamada y pregunta qué compradores esperan una cotización.

Cuándo conviene más un sistema de inventario o la Business API

Perisclaw es un asistente para tu propio WhatsApp. No lleva inventario ni emite facturas fiscales, y su catálogo de apps no tiene ningún conector de contabilidad.

Muchos distribuidores usan la hoja que llena Perisclaw como la lista de trabajo del día y la pasan a su software contable en la noche. Revisa la hoja contra los mensajes originales en los pedidos grandes. Un distribuidor con vendedores en ruta puede darle a cada uno su propio asistente en su propio número con un plan de equipo (que se está habilitando poco a poco en las cuentas), en una sola factura, y nadie, ni siquiera el dueño, puede leer los chats de otra persona.

Límites en los mensajes masivos

No uses Perisclaw para mandar tu lista de precios a todas las tiendas. Enviar el mismo mensaje a muchos chats es justo lo que persiguen las reglas contra spam de WhatsApp, por eso Perisclaw se detiene después de 15 chats de una vez, te dice a quién ya le escribió y a quién no, y te pregunta antes de seguir. Lo mismo aplica a los recordatorios de pago: cobra a las pocas tiendas atrasadas, no a toda tu cartera. Agregar personas a un grupo tiene un límite de 10 a la vez y 20 por pedido; más allá de eso, te ofrece el enlace de invitación para que las tiendas se unan por decisión propia.

Perisclaw se conecta como dispositivo vinculado, algo que WhatsApp no creó para herramientas externas, y el centro de ayuda de WhatsApp advierte que vincular apps no oficiales puede terminar en una suspensión temporal o permanente de la cuenta. Nadie fuera de WhatsApp puede prometer cero riesgo, así que nosotros tampoco lo hacemos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor asistente de IA para distribuidores que reciben pedidos por WhatsApp?

Si las tiendas ya le escriben a tu número, elige un asistente que funcione en ese número y lea los pedidos en cualquier formato. Perisclaw lee texto, audios y fotos, registra los pedidos en Google Sheets y da seguimiento a los pagos pendientes. Para inventario y facturas fiscales, conserva tu software de inventario o contabilidad.

¿Puede leer pedidos de audios y fotos?

Sí. Lee audios en la mayoría de los idiomas más usados, incluidos el español y el inglés, además de fotos y PDF. Para listas escritas a mano, pídele que te lea el pedido antes de registrarlo.

¿Se conecta con mi software contable?

No de fábrica: el catálogo de apps de Perisclaw no tiene ningún conector de contabilidad a noviembre de 2026. Puedes conectar una app por tu cuenta si ofrece un endpoint MCP; si no, Perisclaw registra en Google Sheets. Muchos distribuidores usan la hoja como lista diaria y después la pasan a su software contable.

¿Puede mandar recordatorios de pago a todas mis tiendas a la vez?

No. Se detiene después de 15 chats de una vez y te pregunta antes de seguir, porque los envíos tipo difusión pueden hacer que WhatsApp marque un número real. Cobra a las tiendas atrasadas una por una, o usa una herramienta de Business API para estados de cuenta programados.

¿Va a aceptar descuentos o más crédito?

No. Nunca acepta un precio, un descuento ni un compromiso sin consultarte, ni siquiera dentro de un seguimiento que tú configuraste.

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